Automatiser ses tâches répétitives avec n8n

Deux jours pour concevoir vos premières automatisations : relier vos outils, faire circuler l’information sans ressaisie, y ajouter l’IA, avec des règles de sécurité claires.

Catégorie
Intelligence artificielle et numérique
Durée
2 jours · 14 h
Public visé
Professionnels des établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux et des collectivités territoriales qui souhaitent automatiser des tâches administratives répétitives : encadrants, chargés de mission, gestionnaires, référents qualité, référents numériques, équipes des systèmes d’information.
Prérequis
être à l’aise avec les outils bureautiques, en particulier le tableur et la messagerie. Aucune compétence en programmation n’est nécessaire.

Objectifs

  • Repérer les tâches qui se prêtent à l’automatisation et en décrire le déroulement
  • Comprendre la logique de n8n : déclencheur, étapes, données
  • Construire des automatisations simples : formulaire, tableur, messagerie, notification
  • Ajouter des conditions, traiter des listes et gérer les erreurs
  • Intégrer un modèle d’IA dans une automatisation : classer, résumer, rédiger
  • Sécuriser et faire vivre ses automatisations : identifiants, hébergement, données personnelles, documentation

Programme

2 jours, 14 heures, 7 séquences. Durées indicatives, ajustées au groupe.

Jour 1 · 7 heures : Construire ses premières automatisations

Jour 1 · 7 heures · 3 séquences

Repérer et décrire une tâche à automatiser

Repérer les tâches qui se prêtent à l’automatisation et en décrire le déroulement

  • Ce qu’une automatisation fait bien : tâches fréquentes, réglées, sans jugement
  • Décrire le déroulement : ce qui déclenche, ce qui se passe, ce qui est produit
  • Exemples du secteur : demandes internes, relances, comptes rendus, veille
  • Ce qu’il ne faut pas automatiser

La logique de n8n

Comprendre la logique de n8n : déclencheur, étapes, données

  • L’interface : le plan de travail, les étapes, les liaisons
  • Déclencheurs : formulaire, horaire, réception d’un message
  • Suivre les données d’une étape à l’autre
  • Tester une étape, lire le résultat, corriger

Automatisations du quotidien

Construire des automatisations simples : formulaire, tableur, messagerie, notification

  • Envoyer un message ou une notification à partir d’un événement
  • Alimenter un tableau de suivi sans ressaisie
  • Planifier une tâche récurrente : rappel, relance, rapport
  • Partir d’un modèle existant et l’adapter

Jour 2 · 7 heures : Fiabiliser, ajouter l’IA, sécuriser

Jour 2 · 7 heures · 4 séquences

Conditions, listes et erreurs

Ajouter des conditions, traiter des listes et gérer les erreurs

  • Orienter le traitement selon une condition
  • Traiter une liste d’éléments
  • Prévoir l’erreur : alerte, reprise, journal des exécutions
  • Vérifier avant de mettre en service : jeux d’essai, cas limites

Ajouter l’IA à une automatisation

Intégrer un modèle d’IA dans une automatisation : classer, résumer, rédiger

  • Ce que l’IA apporte : classer, extraire, résumer, proposer une réponse
  • Relier un modèle d’IA à une étape, rédiger sa consigne
  • Garder une validation humaine avant toute action sensible
  • Vérifier les réponses du modèle et maîtriser les coûts

Sécuriser et faire vivre

Sécuriser et faire vivre ses automatisations : identifiants, hébergement, données personnelles, documentation

  • Identifiants et accès : les protéger, les limiter
  • Hébergement : service en ligne ou installation dans l’établissement, critères de choix
  • Données personnelles : ce que le cadre impose, les interlocuteurs à associer
  • Documenter et transmettre : qui maintient, que faire en cas de panne

Conclusion et évaluation

  • Bilan des apprentissages et automatisation retenue par chacun
  • Tour de table de fin de formation et questionnaire d’évaluation à chaud

Méthodes pédagogiques

  • Démonstrations commentées
  • Ateliers pratiques sur poste
  • Études de cas du secteur
  • Travaux en binômes et en sous-groupes
  • Apports didactiques
  • Échanges et partages d’expérience

Modalités d'évaluation

  • Avant : Tour de table de début de formation : identification des objectifs individuels et des cas d’usage de chacun
  • Pendant : Exercices pratiques corrigés en séance et bilan des apprentissages
  • Après : Tour de table de fin de formation et questionnaire d’évaluation à chaud

Délais d'accès

Début de la prestation dans les 30 jours ouvrés suivant la demande.

Accessibilité

Adaptation de la prestation pour les personnes en situation de handicap.

Questions fréquentes

Cette formation peut-elle être organisée dans notre établissement ?

Oui. Elle est proposée en intra, dans vos locaux, pour un groupe de 8 à 16 participants.

Le programme peut-il être adapté à notre contexte ?

Oui. Pour les formations intra ou sur-mesure, nous vous proposons un rendez-vous pour définir vos besoins spécifiques, puis nous ajustons les situations travaillées à votre établissement.

Sous quel délai peut-elle démarrer ?

Début de la prestation dans les 30 jours ouvrés suivant la demande.

Faut-il savoir programmer ?

Non. Les automatisations se construisent en reliant des étapes à l’écran. Les quelques notions techniques utiles sont expliquées en séance.

L’outil peut-il être installé dans notre établissement ?

Oui. n8n peut être utilisé en ligne ou installé sur les serveurs d’un établissement. La formation présente les critères de choix, à discuter avec votre service informatique.

Peut-on automatiser des tâches qui portent sur des données de patients ou d’usagers ?

La formation n’utilise que des données fictives. Elle rappelle le cadre applicable aux données personnelles et aux données de santé, et les interlocuteurs à associer avant toute mise en service.

Faut-il un abonnement à l’outil pour suivre la formation ?

Pour pratiquer pendant la formation, chaque participant dispose de son propre accès à l’outil, avec l’abonnement nécessaire le cas échéant. L’intervenant anime la formation et réalise les démonstrations avec ses propres accès et ses propres outils : un participant sans abonnement peut suivre l’ensemble de la formation.

Que comprend le tarif affiché ?

L’ensemble des frais nécessaires à la réalisation de la prestation. Aucun supplément ne s’ajoute ensuite.

Quels sont les modes de financement possibles ?

Le plan de formation ou de développement des compétences de votre employeur, ou un financement personnel. Nous vous accompagnons dans vos démarches.

Comment obtenir une prise en charge par notre OPCO ?

Nous vous fournissons tous les documents nécessaires (programme, convention, devis) pour constituer votre dossier, et restons à votre écoute pour toute demande complémentaire pendant le processus.

Proposez-vous des facilités de paiement ?

Oui, pour les entreprises et les particuliers. Contactez-nous pour étudier les modalités adaptées à votre situation.

Comment s’inscrire ou inscrire une équipe ?

Par la demande en ligne de cette page, par téléphone ou par e-mail. Pour une formation intra ou sur-mesure, nous vous proposons un rendez-vous pour définir vos besoins.

Que se passe-t-il si une session est annulée ?

En cas d’annulation de notre fait, nous vous proposons une nouvelle date ou le remboursement intégral des frais engagés. Notre taux de maintien des sessions est supérieur à 95 %.

La formation est-elle accessible aux personnes en situation de handicap ?

Oui. Contactez notre référent handicap, Alexis Jorand (contact@demeter-sante.fr ou 06 98 28 88 59), avant ou au moment de votre inscription pour étudier les adaptations nécessaires : supports, locaux, rythme.

Recevons-nous une attestation de formation ?

Oui. Chaque participant reçoit une attestation mentionnant les objectifs, la durée et les compétences acquises.

Comment les acquis sont-ils évalués ?

Tout au long de la formation, par les mises en situation et les exercices pratiques, puis en fin de session par un bilan des apprentissages et un questionnaire d’évaluation.

Proposez-vous un suivi après la formation ?

Oui, lorsque le commanditaire le permet : ressources complémentaires, sessions de questions-réponses et formations de perfectionnement pour approfondir les acquis.

Cette formation est-elle certifiante ?

Non. Elle donne lieu à une attestation de formation. DEMETER SANTE est en revanche certifié Qualiopi pour la catégorie « Actions de formation », ce qui garantit la qualité de nos processus.

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