La methode SMART pour fixer des objectifs utiles en etablissement de sante

Articles Publié le 13/10/2022 Dimitri Jorand

La methode SMART aide a formuler des objectifs precis et pilotables en sante, dans les projets qualite comme dans l'entretien professionnel, a condition d'en connaitre les limites.

Fixer des objectifs flous decourage les equipes autant qu'un manque d'objectifs. En etablissement de sante, un cadre de sante, un manager de proximite ou un responsable RH doit traduire des missions larges en objectifs concrets, mesurables et tenables dans le temps du soin. La methode SMART aide a cette traduction, a condition de ne pas devenir un exercice formel deconnecte du terrain.

Pourquoi la methode SMART reste utile en sante

La methode SMART designe cinq criteres pour formuler un objectif : Specifique, Mesurable, Atteignable, Realiste et Temporellement defini. Elle sert dans trois contextes frequents du secteur : les projets qualite, les entretiens professionnels annuels et le pilotage d'equipe au quotidien.

Un langage commun entre encadrement et equipes

Un objectif SMART evite les formulations vagues comme ameliorer la communication ou renforcer la qualite. Il oblige a preciser qui fait quoi, avec quel resultat observable, et dans quel delai. Cette precision facilite le suivi lors des reunions d'equipe et lors du tableau de bord qualite et securite des soins.

Un appui pour l'entretien professionnel

Lors de l'entretien professionnel, un objectif mal formule genere de la frustration l'annee suivante, car personne ne peut dire s'il a ete atteint. La methode SMART cadre la discussion entre l'agent et son responsable et permet de documenter objectivement la progression, notamment dans le cadre d'une formation comme se preparer a l'entretien professionnel.

Cas de terrain : un objectif qualite reformule

Dans un service de medecine d'un centre hospitalier de taille moyenne, l'objectif initial inscrit au plan d'action qualite etait : ameliorer la traçabilite des transmissions. Un an plus tard, l'equipe qualite constate qu'aucun indicateur ne permet de savoir si l'objectif est atteint. Le cadre de sante reprend la formulation avec son equipe.

Le nouvel objectif devient : atteindre un taux de transmissions ecrites completes de 90 pour cent sur les dossiers audites, mesure par un audit mensuel, sur les six prochains mois, avec un point intermediaire a trois mois. Cette reformulation rend l'objectif pilotable et s'inscrit dans une demarche plus large de management de projet en sante avec un plan pilotable.

Grille de decision pour verifier un objectif SMART

Avant de valider un objectif, l'encadrement peut passer par une grille de questions simples. Elle permet de reperer rapidement les formulations trop generales ou trop ambitieuses.

Methode en cinq etapes pour formuler un objectif SMART

La formulation d'un objectif SMART suit une sequence simple, applicable en reunion d'equipe ou en entretien individuel.

1. Nommer le probleme ou l'axe d'amelioration en une phrase courte, sans jugement.
2. Choisir un indicateur observable qui permettra de dire si l'objectif est atteint.
3. Verifier avec la personne ou l'equipe concernee que l'objectif est atteignable compte tenu des moyens disponibles.
4. Fixer une echeance realiste, en tenant compte du calendrier du service et des periodes de tension connue.
5. Planifier au moins un point intermediaire pour ajuster l'objectif si necessaire, sans attendre l'echeance finale.

Un objectif qui ne se mesure pas se discute, mais ne se pilote pas.

ANACT, ressources sur la conduite du changement en organisation, 2021

Les limites de la methode SMART

La methode SMART n'est pas une solution universelle. Elle a des limites reelles dans le secteur sanitaire et medico-social.

Le risque de la reduction du travail au mesurable

Certaines dimensions essentielles du soin, comme la qualite de la relation ou l'ecoute, sont difficiles a mesurer par un chiffre. Vouloir tout rendre mesurable peut appauvrir la reflexion sur des objectifs pourtant legitimes, comme le rappellent les travaux sur les cinq cles du management efficace dans le secteur de la sante.

Le risque de rigidite face a l'imprevu

Un objectif fixe sur six mois peut devenir obsolete si l'organisation du service change, si un evenement indesirable survient ou si l'effectif se modifie. La methode SMART doit rester un outil revisable, pas un contrat fige.

Organiser le temps de travail autour des objectifs

Une fois l'objectif SMART formule, encore faut-il degager du temps pour l'atteindre. Des techniques de gestion du temps, comme la methode Pomodoro, peuvent aider un professionnel a sequencer son travail vers l'objectif fixe, notamment pour les taches administratives liees au suivi qualite.

Pour les managers souhaitant approfondir la conduite de projet et l'accompagnement du changement lie a ces objectifs, la formation accompagner le changement et la conduite de projet propose des outils complementaires a la methode SMART.

Adapter la methode selon le type d'objectif

Tous les objectifs ne se formulent pas de la meme maniere. Un objectif de projet qualite, un objectif individuel d'entretien professionnel et un objectif d'equipe au quotidien n'ont pas la meme granularite. Le cadre de sante gagne a distinguer ces trois niveaux avant d'appliquer la methode SMART.

Objectifs de projet qualite

Dans un projet qualite, l'objectif s'inscrit generalement dans une demarche d'amelioration continue sur plusieurs mois. Il doit s'articuler avec les indicateurs deja suivis dans le tableau de bord du service, pour eviter de multiplier les outils de suivi sans lien entre eux. Un objectif de reduction des evenements indesirables, par exemple, gagne a etre relie aux donnees deja collectees par la cellule qualite plutot qu'a un nouvel indicateur cree isolement.

Objectifs individuels d'entretien professionnel

Pour un agent, l'objectif SMART doit rester proportionne a son niveau d'autonomie et a son poste. Un objectif trop ambitieux, calque sur un objectif de service, decourage plutot qu'il ne mobilise. Le responsable hierarchique gagne a formuler l'objectif avec l'agent, en verifiant que les moyens de formation ou d'accompagnement necessaires sont bien identifies et accessibles.

Objectifs d'equipe au quotidien

Au quotidien, un objectif d'equipe fonctionne mieux lorsqu'il reste visible et suivi dans le temps, par exemple via un point hebdomadaire court. Cette regularite du suivi compte davantage que la sophistication de l'indicateur choisi. Un objectif simple, suivi chaque semaine, produit souvent plus d'effets qu'un objectif complexe revu une fois par trimestre.

Erreurs frequentes dans la formulation d'objectifs

Plusieurs erreurs reviennent regulierement lors de la formulation d'objectifs en etablissement de sante. Les reperer permet de les eviter des la premiere version de l'objectif.

Confondre activite et resultat

Un objectif du type organiser des reunions d'equipe decrit une activite, pas un resultat. Il ne dit rien de ce que ces reunions doivent produire. Un objectif SMART reformule cette activite en resultat attendu, par exemple stabiliser un ordre du jour suivi dans 100 pour cent des reunions sur trois mois.

Multiplier les indicateurs

Vouloir mesurer un objectif par cinq indicateurs differents complique le suivi et dilue l'attention de l'equipe. Un ou deux indicateurs suffisent generalement pour verifier l'atteinte d'un objectif, a condition qu'ils soient bien choisis et deja accessibles dans les outils existants du service.

Oublier le suivi intermediaire

Un objectif fixe sur six mois sans point d'etape risque d'etre decouvert non atteint au dernier moment, sans possibilite d'ajustement. Le point intermediaire permet de corriger la trajectoire avant l'echeance finale, ce qui evite les evaluations negatives evitables en fin de periode.

Une derniere precaution merite d'etre soulignee : la methode SMART ne dispense pas d'un dialogue regulier entre l'encadrement et les equipes. Un objectif, meme parfaitement formule, perd son sens s'il n'est jamais reevoque en dehors du bilan annuel. Integrer un point rapide sur les objectifs dans les reunions habituelles du service suffit souvent a maintenir la dynamique sans alourdir l'organisation.

A retenir

• Un objectif SMART precise une action, un indicateur, une echeance et un responsable.
• La reformulation SMART transforme un objectif qualite vague en objectif pilotable.
• La grille de decision en cinq criteres permet de reperer rapidement les objectifs mal formules.
• La methode a des limites : tout n'est pas mesurable, et un objectif doit rester revisable.
• La coconstruction avec l'equipe conditionne l'appropriation de l'objectif.

Checklist pour formuler un objectif SMART

• [ ] L'objectif est ecrit en une phrase claire et comprehensible par tous.
• [ ] Un indicateur ou une preuve de reussite est identifie.
• [ ] Les moyens necessaires ont ete verifies avec la personne concernee.
• [ ] L'objectif tient compte de la charge de travail reelle du service.
• [ ] Une echeance et un point intermediaire sont fixes.
• [ ] L'objectif a ete discute et non impose.
• [ ] Un mode de suivi est prevu, par exemple un tableau de bord.
• [ ] L'objectif reste revisable en cas de changement de contexte.

Questions frequentes

Combien d'objectifs SMART fixer par entretien professionnel

Deux a trois objectifs suffisent generalement. Un nombre plus eleve dilue l'attention et rend le suivi difficile sur l'annee.

La methode SMART convient-elle aux objectifs collectifs d'equipe

Oui, a condition d'associer l'equipe a la formulation. Un objectif collectif SMART fonctionne mieux quand chaque membre comprend sa contribution attendue.

Que faire si un objectif SMART n'est pas atteint

Il faut analyser les causes avec la personne concernee avant de reconduire ou d'ajuster l'objectif. L'echec d'un objectif informe sur les moyens ou le contexte, pas seulement sur l'implication individuelle.

La methode SMART remplace-t-elle un projet de service

Non. Elle est un outil de formulation, pas une strategie. Elle s'integre dans un projet de service ou un plan d'action qualite plus large.

Plan d'action a 7 jours

Jour 1 et 2 : reperer trois objectifs actuels formules de facon vague dans votre service ou votre entretien professionnel. Jour 3 : les reformuler a l'aide de la grille de decision presentee ci-dessus. Jour 4 : verifier chaque objectif avec la personne ou l'equipe concernee. Jour 5 : fixer les indicateurs de suivi et l'echeance. Jour 6 : planifier le point intermediaire dans l'agenda. Jour 7 : partager les objectifs reformules lors d'une reunion courte.

Pour aller plus loin sur la structuration de vos objectifs dans un projet plus vaste, contactez notre equipe via la page contact ou explorez nos formations en management.