Méthode NERAC : cinq étapes pour planifier son temps en établissement de santé

Articles Publié le 14/10/2023 Dimitri Jorand Gérant de DEMETER SANTE

La méthode NERAC transforme une liste de tâches en plan de journée réaliste : noter, estimer, réserver, arbitrer, contrôler. Voici comment l'appliquer en établissement de santé ou médico-social, avec un exemple complet et les réflexes utiles.

La méthode NERAC est une méthode de gestion du temps en cinq étapes : Noter les tâches à accomplir, Estimer leur durée, Réserver du temps pour les imprévus, Arbitrer entre les priorités et Contrôler ce qui a été réalisé. Elle sert à transformer une liste de choses à faire en un plan de journée ou de semaine réaliste. Son intérêt pour un cadre est immédiat : décider dès le matin de ce qui sera fait, reporté ou délégué, au lieu de le découvrir en fin de journée.

Situation type : une cadre de santé d'un service de médecine polyvalente arrive le lundi avec quatorze points sur sa liste, dont le planning du mois suivant, trois entretiens professionnels en retard, une fiche d'événement indésirable à analyser et la préparation d'une réunion de pôle. À 17 heures, quatre points sont traités. Les autres ont été repoussés par deux absences à remplacer, une famille mécontente et une panne de l'armoire à pharmacie. La liste n'a pas échoué par manque de volonté : elle ignorait la durée réelle des tâches et la part d'imprévus du poste. C'est précisément ce que la méthode NERAC oblige à regarder.

Que signifie l'acronyme NERAC ?

L'acronyme NERAC désigne cinq verbes qui se suivent dans un ordre logique : on recense, on chiffre, on protège une marge, on choisit, puis on vérifie. Chaque étape répond à une question précise et produit un résultat visible, ce qui rend la méthode facile à transmettre à une équipe d'encadrement.

Selon les supports, la formulation de la méthode NERAC varie légèrement. La deuxième lettre est tantôt « estimer », tantôt « évaluer » la durée des activités, et certaines présentations y ajoutent l'estimation de l'importance, que d'autres rangent dans l'arbitrage. Le sens général reste le même : chiffrer avant de planifier, garder une marge, puis choisir.

D'où vient la méthode NERAC ?

L'origine de la méthode NERAC n'est pas documentée : aucun auteur ni ouvrage fondateur n'a pu être identifié de façon vérifiable. La méthode circule surtout dans des supports de cours francophones d'organisation et de gestion, ainsi qu'en formation continue. Son intérêt est pratique : elle rassemble dans un aide-mémoire facile à retenir des principes classiques de planification, à savoir lister, chiffrer, garder une marge, prioriser et vérifier.

Ce que la méthode NERAC apporte à un cadre et à son équipe

La méthode NERAC tient sur une page et se pratique sans logiciel. Appliquée régulièrement, elle apporte quatre bénéfices à un encadrant :

• Un plan de journée réaliste. Le total des durées est confronté au temps réellement disponible, ce qui met fin aux listes impossibles à terminer.
• Des arbitrages anticipés. Les reports et les renoncements se décident le matin, à tête reposée, et peuvent être annoncés aux personnes concernées.
• Une délégation préparée. L'étape de l'arbitrage fait apparaître ce qui peut être confié à un collègue, avec un point de suivi.
• Des données pour le dialogue. Les écarts relevés au contrôle objectivent la part d'imprévus du poste et nourrissent l'échange avec la hiérarchie.

L'équipe y gagne aussi : un cadre qui sait ce qu'il fera et ne fera pas dans la journée donne des réponses plus fiables sur ses délais.

Comment appliquer la méthode NERAC en cinq étapes

La méthode NERAC s'applique en dix à quinze minutes, de préférence la veille pour le lendemain ou le vendredi pour la semaine suivante. Une feuille, un tableur ou l'agenda partagé suffisent : la méthode ne dépend d'aucun logiciel.

1. Noter. Écrivez toutes les tâches de la période, y compris celles qui paraissent mineures : rappeler une famille, valider des congés, relire un protocole. Formulez chaque ligne avec un verbe d'action et un résultat attendu. « Planning » ne dit rien ; « boucler le planning de décembre et l'envoyer au bureau du personnel » se planifie.
2. Estimer. Inscrivez une durée en face de chaque tâche. Appuyez-vous sur le temps constaté la dernière fois, pas sur le temps souhaité. Une tâche de plus de deux heures gagne à être découpée en étapes estimées séparément.
3. Réserver. Retirez du temps disponible la part qui sera consommée par l'imprévu : remplacements, appels, sollicitations de l'équipe, incidents. Aucune proportion ne fait autorité. La seule donnée fiable est la vôtre : relevez pendant deux semaines le temps réellement absorbé par les imprévus, puis réservez cette part.
4. Arbitrer. Comparez le total des durées estimées au temps restant. Si tout ne tient pas, ce qui est le cas le plus fréquent, décidez de l'ordre d'exécution selon les conséquences de chaque tâche, et choisissez explicitement ce qui sera reporté, délégué ou abandonné.
5. Contrôler. En fin de journée ou de semaine, pointez ce qui est fait, replanifiez les tâches inachevées à une date précise et comparez durées prévues et durées réelles. Cet écart est l'information la plus utile de la méthode : il corrige les estimations suivantes.

L'étape de l'arbitrage peut s'appuyer sur la matrice d'Eisenhower, qui distingue l'urgent de l'important. Les deux outils se complètent : la matrice aide à classer les tâches, la méthode NERAC vérifie que le classement tient dans l'agenda. Lorsque l'arbitrage porte sur une décision de gestion qui engage le service au-delà de la journée, le modèle DECIDE fournit une trame plus complète.

Exemple illustratif : le mardi d'une cadre de santé en EHPAD

L'exemple qui suit est fictif et sert uniquement à illustrer la méthode NERAC. Une cadre de santé d'EHPAD dispose d'une journée de 7 h 30 de travail. Ses relevés des deux semaines précédentes montrent qu'environ 2 h 30 par jour partent en sollicitations non prévues. Il lui reste donc 5 heures planifiables.

Dans cet exemple, le total des durées estimées atteint 7 h 30 pour 5 heures planifiables. Sans la méthode NERAC, l'écart de 2 h 30 se serait révélé en fin d'après-midi, sous forme de tâches inachevées et de sentiment d'échec. Avec elle, la cadre décide dès le matin de reporter le protocole, de déléguer la commande et de plafonner la messagerie. Le contrôle montre aussi que le planning a demandé 2 heures au lieu de 1 h 30 : la prochaine estimation sera plus juste.

NERAC, Eisenhower, Pomodoro, GTD : quelle méthode pour quel besoin ?

La méthode NERAC répond à une question précise : mon plan de journée est-il réaliste ? D'autres méthodes de gestion du temps traitent des problèmes voisins, et il est fréquent de les combiner.

• Matrice d'Eisenhower : classer les tâches selon leur urgence et leur importance. Elle nourrit l'étape « arbitrer » de NERAC.
• Méthode Pomodoro : protéger des séquences courtes de concentration. La méthode Pomodoro appliquée aux métiers de la santé aide à exécuter les tâches de fond une fois le plan arrêté.
• Méthode GTD : tenir un système complet de listes pour ne rien garder en tête. La méthode GTD de David Allen va plus loin que NERAC sur la collecte et le suivi des engagements, et demande un peu plus de mise en place.

Pour un encadrant qui débute, la méthode NERAC est un bon point d'entrée, parce qu'elle tient sur une page et qu'elle se pratique sans outil. Les autres méthodes viennent ensuite répondre à des difficultés plus ciblées : trop d'urgences, trop de dispersion, trop d'engagements à suivre.

Ce que la recherche dit de la gestion du temps

La gestion du temps est un objet de recherche à part entière. Une méta-analyse publiée en 2021 dans la revue PLOS ONE par Brad Aeon, Aïda Faber et Alexandra Panaccio a rassemblé 158 études et près de 54 000 participants. Elle conclut que les pratiques de gestion du temps sont modérément associées à la performance au travail, et un peu plus fortement au bien-être, avec une association négative avec la détresse psychologique.

Ces résultats portent sur la gestion du temps en général, non sur la méthode NERAC en particulier, et décrivent des associations statistiques. Ils suggèrent qu'un plan réaliste aide autant à mieux vivre sa charge qu'à produire davantage, ce qui est un argument sérieux dans des métiers exposés à l'usure.

Les limites de la méthode NERAC et les réflexes pour en tirer parti

La méthode NERAC agit sur ce qui dépend de chacun : l'organisation de son propre temps. Elle rend aussi visible ce qui n'en dépend pas. Lorsque l'arbitrage aboutit chaque semaine à reporter des tâches essentielles, les chiffres issus de l'étape de contrôle deviennent un argument pour engager, avec la hiérarchie, la régulation collective de la charge de travail.

Traiter les interruptions en équipe

Dans les services de soins, une grande partie de l'imprévu prend la forme d'interruptions. La Haute Autorité de santé décrit les interruptions de tâche comme des situations banalisées, dont un grand nombre sont à risque d'erreur, et elle rattache leur prévention à la culture de sécurité, au fonctionnement de l'équipe et à l'organisation du travail. Réserver une marge dans son agenda est donc un premier pas, que complète un travail d'équipe sur les interruptions de tâches dans les soins.

Cinq réflexes à installer

• Aller au bout des cinq étapes : noter sans estimer ni arbitrer revient à tenir une liste de tâches ordinaire.
• Estimer à partir du temps réellement passé : les durées restent sous-évaluées tant qu'elles ne sont pas confrontées à l'expérience.
• Conserver la marge les jours chargés, c'est-à-dire précisément ceux où elle sera nécessaire.
• Arbitrer avec le responsable concerné ce qui engage l'équipe ou la direction, en particulier un report qui touche la sécurité ou une échéance réglementaire.
• Tenir le contrôle de fin de journée ou de semaine : c'est le retour sur les écarts qui rend les estimations suivantes plus justes.

La méthode NERAC donne sa pleine mesure sur le temps de gestion de l'encadrant ou du professionnel : planification, entretiens, projets, écrits professionnels, réunions. Les activités de soin direct, rythmées par l'état des patients et des résidents, relèvent plutôt de l'organisation collective du service.

Mettre la méthode NERAC en place dès cette semaine

Trois gestes suffisent pour tester la méthode NERAC. Pendant cinq jours, notez chaque soir les tâches du lendemain avec une durée estimée. Relevez en parallèle le temps pris par les imprévus, sans chercher à le réduire. Le vendredi, comparez le prévu et le réalisé, puis fixez votre marge de la semaine suivante à partir de ce relevé. Après quelques semaines, vos estimations reposeront sur des durées observées et vos arbitrages se feront plus tôt dans la journée.

Pour travailler ces pratiques avec d'autres encadrants, DEMETER SANTE propose une formation consacrée à la gestion du temps du manager et à la délégation, conçue pour les établissements de santé et médico-sociaux. Les encadrants qui prennent leurs fonctions peuvent aussi s'appuyer sur la formation Débuter en management : les fondamentaux de l'encadrement d'équipe.