Méthode GTD (Getting Things Done) : cinq étapes pour s'organiser sans tout garder en tête

Articles Publié le 27/09/2023 Dimitri Jorand Gérant de DEMETER SANTE

La méthode GTD, conçue par David Allen, consiste à sortir de sa tête tous ses engagements pour les confier à un système de listes revu chaque semaine. Voici ses cinq étapes, un exemple en établissement de santé et les conditions pour l'installer durablement.

La méthode GTD, pour Getting Things Done, est une méthode d'organisation personnelle conçue par le consultant en productivité David Allen et publiée en 2001 dans le livre du même nom. Son principe : ne rien garder en tête, mais confier tous ses engagements à un système extérieur fiable, que l'on consulte et met à jour régulièrement. La méthode GTD repose sur cinq étapes : capturer, clarifier, organiser, réfléchir et s'engager dans l'action. Pour un cadre sollicité de toutes parts, le bénéfice est direct : les demandes cessent de se perdre, et l'attention reste disponible pour le travail en cours.

Situation type : la responsable des ressources humaines d'un centre hospitalier reçoit ses demandes par cinq canaux à la fois, la messagerie, le téléphone, les couloirs, les réunions et les notes déposées sur son bureau. Un jeudi, elle découvre qu'une convention de stage attendue par un institut de formation n'a jamais été renvoyée. La demande avait été faite oralement, entre deux portes, trois semaines plus tôt. Rien n'avait été oublié par négligence : la demande n'avait simplement été notée nulle part. La méthode GTD s'attaque à ce problème précis, celui des engagements qui ne vivent que dans la mémoire.

Qu'est-ce que la méthode GTD de David Allen ?

La méthode GTD est présentée par son éditeur officiel comme une méthodologie de productivité personnelle. Elle ne dit pas quelles tâches sont importantes : elle organise la manière de recueillir tout ce qui demande de l'attention, de décider ce que chaque élément implique, puis de ranger le résultat dans des listes que l'on peut consulter en confiance. L'objectif annoncé par David Allen est autant la sérénité que l'efficacité, puisque l'esprit n'a plus à se rappeler ce qu'il risque d'oublier.

Dans l'édition de 2001, les cinq étapes de la méthode GTD s'appelaient collecter, traiter, organiser, revoir et faire. Le site officiel de la méthode les nomme aujourd'hui capturer, clarifier, organiser, réfléchir et s'engager. Les deux vocabulaires désignent la même démarche, ce qui explique que les présentations françaises utilisent tantôt l'un, tantôt l'autre.

Les cinq étapes de la méthode GTD

Les cinq étapes de la méthode GTD forment une chaîne : un élément mal capturé ne sera jamais clarifié, et une liste qui n'est pas revue cesse d'inspirer confiance. Le tableau reprend les termes du site officiel et les illustre par des situations d'établissement.

Comment clarifier un élément : l'arbre de décision de la méthode GTD

L'étape de clarification est le cœur de la méthode GTD. Chaque élément sorti de la boîte de collecte passe par la même série de questions, dans le même ordre, et n'y retourne jamais.

1. Cet élément appelle-t-il une action ? Si la réponse est non, trois sorts sont possibles : le jeter, le classer comme document de référence, ou le placer dans une liste « un jour, peut-être » qui sera relue plus tard.
2. Quelle est la prochaine action concrète ? La méthode GTD demande de formuler un geste précis : « appeler la médecine du travail pour fixer une date » plutôt que « visite de reprise ».
3. Faut-il plus d'une action ? Si oui, l'élément devient un projet, inscrit dans la liste des projets, dont on définit le résultat attendu et la première action.
4. L'action prend-elle moins de deux minutes ? Si oui, elle est faite tout de suite : l'inscrire dans le système coûterait plus que de l'exécuter.
5. Suis-je la bonne personne ? Si non, l'action est déléguée et notée dans une liste « en attente », pour vérifier ensuite qu'elle a bien été faite.
6. L'action a-t-elle une date ou une heure imposée ? Si oui, elle va dans l'agenda. Sinon, elle rejoint la liste des prochaines actions, à faire dès que possible.

Les listes et les outils d'un système GTD

Un système GTD tient en sept contenants : une ou plusieurs boîtes de collecte, la liste des prochaines actions, la liste des projets, la liste « en attente », l'agenda, la liste « un jour, peut-être » et le classement des documents de référence. L'agenda n'accueille que ce qui doit être fait à une date ou à une heure données, ce qui le garde lisible. Lorsque les prochaines actions sont nombreuses, la méthode GTD recommande de les regrouper par contexte, par exemple « au bureau », « au téléphone » ou « dans le service ».

La méthode GTD ne dépend d'aucun outil particulier. Un carnet, des bannettes et un agenda papier suffisent ; un logiciel de gestion de tâches ou la messagerie de l'établissement conviennent aussi. En établissement de santé ou médico-social, une précaution s'impose : les listes personnelles ne doivent contenir aucune donnée nominative sur des patients ou des résidents si elles sont tenues dans une application grand public non validée par l'établissement.

La revue hebdomadaire, pièce maîtresse de la méthode GTD

La revue hebdomadaire consiste à vider toutes les boîtes de collecte, à relire l'agenda, puis à passer en revue chaque liste pour la mettre à jour. La méthode GTD prévoit aussi une revue quotidienne plus légère, limitée à l'agenda et aux prochaines actions. Sans revue régulière, les listes vieillissent, on cesse de leur faire confiance et l'on recommence à tout garder en tête.

Ce que la méthode GTD apporte à un cadre et à son équipe

La méthode GTD répond à une réalité des fonctions d'encadrement : des demandes nombreuses, reçues par plusieurs canaux, souvent à l'oral. Une fois installée, elle apporte quatre bénéfices :

• Des engagements tenus. Une demande notée, clarifiée et rangée ne dépend plus de la mémoire : l'équipe constate que ce qui a été dit est suivi d'effet.
• Une délégation suivie. La liste « en attente » garde la trace de ce qui a été confié et de la date, ce qui permet de relancer au bon moment sans surveiller en permanence.
• Une attention disponible. Ce qui est noté dans un système fiable n'a plus besoin d'être ressassé, en entretien comme en réunion.
• Une vue d'ensemble. La revue hebdomadaire donne chaque semaine un état des projets et des engagements en cours, utile pour préparer un point avec sa hiérarchie.

Exemple illustratif : la semaine d'une cadre de santé avec la méthode GTD

L'exemple qui suit est fictif et sert uniquement à illustrer la méthode GTD. Une cadre de santé d'un service de soins médicaux et de réadaptation vide sa boîte de collecte le lundi matin. Chaque élément reçoit une destination et une seule.

Dans cet exemple, la boîte de collecte est vide en une vingtaine de minutes et rien n'a été perdu. Le vendredi, la revue hebdomadaire fait remonter le devis resté sans réponse : la cadre relance le service biomédical. C'est la liste « en attente » qui rend possible ce suivi, particulièrement utile à un encadrant qui délègue beaucoup, comme le montre l'article consacré à la délégation dans un service de soins.

Ce que la recherche dit de la méthode GTD

Le principe central de la méthode GTD trouve un appui dans les sciences cognitives. Dans un article consacré aux fondements de la méthode, Francis Heylighen et Clément Vidal, chercheurs à la Vrije Universiteit Brussel, soutiennent que le cerveau s'appuie largement sur son environnement comme mémoire externe et comme déclencheur d'actions, ce que GTD met en pratique avec ses listes.

Cet argument reste théorique. Heylighen et Vidal constataient en 2007 qu'aucun travail académique n'avait encore étudié la méthode GTD en détail, et ils jugeaient sa mise à l'épreuve difficile, faute de critère évident pour mesurer un gain de productivité. Plus largement, une méta-analyse publiée en 2021 dans PLOS ONE par Brad Aeon et ses collègues, portant sur 158 études, associe modérément la gestion du temps à la performance au travail et un peu plus nettement au bien-être, sans évaluer GTD en particulier.

Les limites de la méthode GTD et cinq écueils à éviter

La méthode GTD demande un investissement de départ : rassembler tout ce qui traîne, apprendre l'arbre de décision, tenir la revue hebdomadaire. Elle s'installe plus sûrement par étapes que d'un seul coup, en évitant cinq écueils.

• Collectionner les outils. Multiplier applications et carnets recrée la dispersion que la méthode GTD veut supprimer. Deux ou trois points de collecte suffisent.
• Confondre rangement et travail. Un système impeccable ne fait avancer aucun dossier. Le temps passé à entretenir les listes doit rester court.
• Oublier de prioriser. La méthode GTD propose de choisir l'action du moment selon le contexte, le temps disponible, l'énergie et la priorité, sans fournir de grille pour hiérarchiser. Pour trancher entre des demandes concurrentes, elle se complète utilement par la matrice d'Eisenhower.
• Abuser de la règle des deux minutes. Appliquée en dehors des temps de tri, elle transforme la journée en une suite de micro-tâches et de dérangements.
• Abandonner la revue hebdomadaire. C'est le premier signe d'un système qui se délite.

La méthode GTD agit sur l'organisation individuelle : elle allège la mémoire et rend la charge visible. Elle soulage ainsi une partie de la charge mentale au travail. Si les listes débordent semaine après semaine, elles deviennent un support factuel pour discuter du volume de travail et des arbitrages avec sa hiérarchie, car ces causes collectives se traitent à ce niveau. La méthode GTD s'applique au temps de gestion et de coordination ; le soin direct, lui, suit le rythme des patients et des résidents.

GTD, NERAC, Pomodoro : comment les combiner

La méthode GTD répond à la question « qu'ai-je à faire, et où est-ce noté ? ». Elle ne dit pas si la journée prévue est réaliste : c'est l'objet de la méthode NERAC, qui ajoute l'estimation des durées et une marge pour les imprévus. Elle ne protège pas non plus la concentration pendant l'exécution, ce que propose la méthode Pomodoro. Un encadrant peut ainsi tenir ses listes selon GTD, bâtir sa journée avec NERAC et traiter ses dossiers de fond par séquences protégées. Lorsqu'un élément clarifié appelle une véritable décision de gestion, le modèle DECIDE ou le modèle IMC donnent une trame pour la préparer.

Démarrer la méthode GTD sans tout changer

Un démarrage progressif de la méthode GTD tient en trois gestes. Choisissez d'abord un seul point de collecte en plus de la messagerie, par exemple un carnet qui ne vous quitte pas, et notez-y toute demande reçue oralement. Créez ensuite trois listes seulement : prochaines actions, en attente, projets. Bloquez enfin trente minutes en fin de semaine pour la revue, et tenez ce rendez-vous pendant un mois avant d'ajouter quoi que ce soit.

Pour aller plus loin sur l'organisation du temps de l'encadrant, DEMETER SANTE propose une formation consacrée à la gestion du temps du manager et à la délégation, pensée pour les établissements de santé et médico-sociaux.