Introduction
Le temps est une ressource inestimable dans nos vies de tous les jours. Alors, gérer son temps, oui ! Mais comment ? Dans un environnement professionnel en perpétuel mouvement, les managers sont souvent pris dans une spirale d’obligations, de réunions et de responsabilités. D’où la nécessité d’une gestion efficace du temps pour mener à bien ces missions.
Pourquoi la gestion du temps est-elle cruciale pour les managers ?
Pour un manager, le temps est synonyme de productivité, de qualité et d’efficacité. Gérer son temps, c’est donc crucial en plus d’être l’un des nombreux soft skills. Chaque moment mal géré peut se traduire par des retards, une baisse de la qualité du travail et une démotivation de l’équipe. Stephen Covey, dans son ouvrage « Les 7 habitudes des gens efficaces », souligne l’importance de différencier l’urgent de l’important. Pour ce faire et afin de mieux gérer son temps, on peut par exemple utiliser une matrice. Il s’agit de la matrice d’Eisenhower pour mieux gérer son temps et prioriser. Enfin, il n’est pas possible de devenir un leader efficace lorsque l’on a trop de difficultés à gérer son temps.
Les managers, dans leur quête d’efficacité, sont souvent pris au piège de l’urgence, laissant de côté les activités importantes qui peuvent avoir un impact significatif à long terme.
Gérer son temps : Les erreurs courantes en gestion du temps
- Réactivité excessive : Avoir une réactivité constante en répondant immédiatement à chaque e-mail ou notification peut créer une distraction continuelle. Cette attitude mène à la fragmentation de la concentration, réduisant la productivité globale.
- Ne pas déléguer : Brian Tracy, dans son livre « Eat The Frog! », insiste sur l’importance de déléguer pour maximiser la productivité. Les managers qui ne délèguent pas tendent à se submerger, laissant moins de temps pour les activités à forte valeur ajoutée.
- Négliger les pauses : Contrairement à l’idée reçue, travailler sans pause n’augmente pas la productivité. Des études montrent que des pauses régulières permettent de revigorer l’esprit, d’améliorer la concentration et de stimuler la créativité.
Mieux gérer son temps : Techniques de gestion du temps pour les managers
Gérer son temps : La méthode Pomodoro
L’appellation « Pomodoro » vient du mot italien pour « tomate », en référence au minuteur de cuisine en forme de tomate que Cirillo utilisait lorsqu’il a développé cette technique. Depuis lors, de nombreuses applications et outils en ligne ont été créés pour aider les gens à appliquer la méthode Pomodoro dans leur travail quotidien.
Cette technique, développée par Francesco Cirillo, repose sur l’utilisation d’intervalle de travail de 25 minutes, suivies d’une pause de 5 minutes. Elle permet de maximiser la concentration tout en réduisant la fatigue.
Les étapes de la Méthode Pomodoro pour gérer son temps
La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps développée à la fin des années 1980. Elle vise à améliorer la productivité et la concentration en divisant le temps de travail en intervalles précis, séparés par des pauses. Voici comment elle fonctionne :
- Sélection d’une tâche à effectuer : Choisissez une tâche spécifique que vous souhaitez accomplir.
- Réglage du minuteur (Pomodoro) : Réglez un minuteur sur 25 minutes. Ces 25 minutes constituent un « Pomodoro ». L’idée est de travailler intensément et sans interruption sur votre tâche pendant ces 25 minutes.
- Travaillez jusqu’à ce que le minuteur sonne : Concentrez-vous pleinement sur la tâche pendant ces 25 minutes. Si vous êtes distrait ou si une autre tâche vous vient à l’esprit, notez-la pour plus tard et revenez immédiatement à votre tâche en cours.
- Prenez une courte pause : Lorsque le minuteur sonne, arrêtez-vous et prenez une pause de 5 minutes. C’est l’occasion de vous étirer, de prendre une boisson, ou simplement de vous détendre.
- Répétez le processus : Après votre pause, reprenez un autre Pomodoro de 25 minutes, suivi d’une autre pause de 5 minutes.
- Pause plus longue après quatre Pomodoros : Après avoir complété quatre Pomodoros (soit un total de 100 minutes de travail), prenez une pause plus longue, généralement de 15 à 30 minutes. Cette pause plus longue permet de recharger vos batteries et d’éviter l’épuisement.
- Recommencez : Après votre pause plus longue, commencez un nouveau cycle de Pomodoros si nécessaire.
Pourquoi utiliser la méthode Pomodoro pour gérer son temps ?
L’idée derrière cette méthode est que les intervalles de travail définis encouragent une concentration intense, tandis que les pauses régulières permettent de se détendre et de prévenir la fatigue mentale. De plus, en segmentant le travail en tranches gérables, il peut être plus facile d’estimer combien de temps une tâche nécessitera.
Gérer son temps : La règle des deux minutes
Présentée par David Allen dans « Getting Things Done », cette technique suggère que si une tâche peut être terminée en deux minutes ou moins, elle doit être effectuée immédiatement. Cela prévient l’accumulation de petites tâches et libère l’esprit pour des activités plus conséquentes.
gérer son temps : La technique du Time Blocking
Popularisée par Cal Newport dans « Deep Work », cette méthode consiste à diviser la journée en blocs de temps dédiés à des tâches ou des types d’activités spécifiques. Elle prévient la fragmentation de l’attention et permet une immersion profonde dans les tâches.
Outils de gestion du temps pour les managers
L’avènement des technologies numériques a donné naissance à une multitude d’outils conçus pour améliorer la gestion du temps.
- Trello : Basé sur le système Kanban, Trello permet de visualiser l’avancement des tâches, favorisant une meilleure organisation et un suivi efficace.
- Asana : Plus qu’une simple liste de tâches, Asana offre une vue d’ensemble des projets, permettant une meilleure coordination et suivi des tâches.
- RescueTime : Cette application, en analysant votre utilisation de l’ordinateur, fournit des insights sur les activités qui absorbent le plus de temps, permettant ainsi de repérer et de réduire les distractions.
Comment impliquer votre équipe dans la gestion du temps
Un manager efficace sait que la gestion du temps ne concerne pas seulement sa propre productivité, mais également celle de son équipe.
- Ateliers de formation : La formation régulière de votre équipe sur les techniques de gestion du temps peut avoir un impact significatif sur la productivité globale. Ces sessions peuvent également être l’occasion d’échanger sur les bonnes pratiques et d’harmoniser les méthodes de travail.
- Outils collaboratifs : La mise en place d’outils collaboratifs tels que Slack ou Microsoft Teams peut fluidifier la communication, réduire les perturbations et faciliter le suivi des projets.
Conclusion
La gestion du temps est au cœur de l’efficacité managériale. C’est un processus continu d’apprentissage, d’adaptation et d’amélioration. Les managers qui maîtrisent cet art ne sont pas seulement plus productifs, ils inspirent également leur équipe à atteindre l’excellence.
Références
Covey, S. R. (1989). The 7 Habits of Highly Effective People. New York: Free Press.
Tracy, B. (2007). Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. San Francisco: Berrett-Koehler Publishers.
Cirillo, F. (2006). The Pomodoro Technique. [En ligne] Disponible sur: https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique
Allen, D. (2015). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Revised Edition). New York: Penguin Books.
Newport, C. (2016). Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. New York: Grand Central Publishing.
