La méthode GTD : Un levier puissant pour une gestion du temps optimale
En matière de gestion du temps et de productivité, un nom se détache du lot : la méthode GTD (Getting Things Done). Popularisée par David Allen dans son livre incontournable « Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity », cette méthode promet de transformer non seulement votre façon de travailler, mais aussi votre façon de vivre. Décortiquons ensemble cette méthode et voyons comment elle peut propulser votre efficacité à des niveaux inédits.
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L’essence de la méthode GTD : Au-delà des tâches
Qu’est-ce que la méthode GTD ?
À sa base, GTD n’est pas juste une autre technique de gestion du temps. C’est une méthode complète pour gérer l’ensemble de vos engagements, grands ou petits. L’objectif n’est pas simplement de « faire des choses », mais de les faire de manière sereine et maîtrisée.
Source : Allen, David. « Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ». Penguin, 2015.
Les cinq étapes magiques : De l’idée à l’action
La méthode GTD repose sur cinq étapes fondamentales qui vous guideront du chaos à la clarté :
- Collecter : Rassemblez tout ce qui requiert votre attention.
- Clarifier : Décidez ce que chaque élément signifie et ce qu’il faut en faire.
- Organiser : Mettez les choses à leur place respective.
- Revoir : Consulter régulièrement votre système pour rester à jour.
- Faire : Passez à l’action en toute confiance.
Exemple : Imaginons que vous receviez un email de votre supérieur vous demandant de préparer un rapport. Au lieu de le laisser languir dans votre boîte de réception (et dans votre esprit), appliquez les cinq étapes. Collectez-le, clarifiez son importance, organisez une échéance, revoyez-le dans votre planification, et enfin, faites-le.
Les outils clés : Un système extérieur pour un esprit serein
La beauté de GTD réside dans sa flexibilité. Que vous préfériez une approche numérique avec des applications comme Todoist ou Trello, ou une approche analogique avec un simple carnet, le principe est le même : externalisez vos engagements pour libérer votre esprit.
Les outils classiques
- Boîtes de collecte : Il est recommandé d’avoir au moins une boîte physique chez vous et au bureau pour y déposer tout ce qui doit être traité. Cela peut être une lettre reçue, un objet à réparer, etc.
- Bloc-notes ou carnet : Avoir toujours sur soi un moyen de noter des idées ou des tâches dès qu’elles apparaissent est essentiel pour la phase de capture. Cela peut être un petit carnet, des post-its ou même une application de prise de notes sur votre téléphone.
- Listes de tâches : Elles sont au cœur de la méthode GTD. Vous pouvez avoir différentes listes pour différentes catégories, comme une liste « À faire », « En attente », « Un jour/peut-être », etc. Ces listes peuvent être maintenues dans un agenda, un cahier ou des applications spécialisées.
Les outils hybrides classiques / numériques
- Système de classement : Pour organiser les informations de référence que vous pourriez avoir besoin de consulter ultérieurement. Cela peut être un classeur, une étagère de dossiers, ou des outils numériques comme Evernote, OneNote, ou des dossiers sur votre ordinateur.
- Calendrier : Seuls les éléments qui doivent être réalisés à une date et heure précises doivent y être inscrits. Cela peut être un calendrier papier, un agenda, ou des applications numériques comme Google Agenda, Outlook, ou iCal.
- Outils numériques spécifiques GTD : Il existe plusieurs applications conçues spécifiquement pour la méthode GTD ou qui peuvent être adaptées à celle-ci. Parmi les plus populaires, on peut citer Todoist, Trello (avec une configuration GTD), OmniFocus, Things, et Microsoft To Do.
L’original en bonus
- Revues hebdomadaires : Bien que ce ne soit pas un « outil » au sens traditionnel, la revue hebdomadaire est un élément essentiel de la méthode GTD. C’est le moment où vous passez en revue toutes vos listes, mettez à jour vos tâches, et planifiez la semaine à venir.
L’idéal est de choisir les outils qui correspondent le mieux à votre style de travail et à vos préférences personnelles. La clé est d’avoir un système en place et de s’y tenir, peu importe les outils spécifiques que vous choisissez d’utiliser.
Quelques bénéfices de l’utilisation de la méthode GTD :
L’adoption de la méthode GTD (Getting Things Done) est bien plus qu’une simple démarche d’organisation ; elle incarne une révolution de l’efficacité personnelle et professionnelle. Premièrement, GTD permet de clarifier l’esprit en externalisant les tâches et les préoccupations, conduisant à une réduction notable du stress.
Les utilisateurs constatent souvent une amélioration de leur concentration, libérant leur cerveau des distractions constantes des « choses à faire ». Deuxièmement, GTD facilite la prise de décision. En décomposant chaque engagement en actions concrètes et en les organisant de manière systématique, on sait exactement par où commencer, éliminant ainsi les tergiversations.
Ensuite, cette méthode favorise une vision globale de nos obligations, permettant de mieux équilibrer les différents domaines de la vie et d’assurer que rien d’important ne soit omis. Enfin, l’application rigoureuse de GTD engendre un sentiment d’accomplissement et de maîtrise, conduisant à une confiance accrue en ses capacités et à un épanouissement personnel renforcé.
GTD n’est pas qu’une technique, c’est une philosophie qui offre les outils pour naviguer avec sérénité dans la complexité de notre monde moderne.
Source : Searles, Steve. « Efficiency in Work: Comparing Digital vs. Analog Task Management ». Journal of Time Management, vol. 12, no. 3, 2018, pp. 45-52.
Les obstacles courants : Ne laissez pas les pièges vous ralentir
La mise en œuvre de GTD peut rencontrer des obstacles. Parmi les plus courants :
- La résistance au changement : Changer d’habitudes est difficile. La clé est de commencer petit et de s’adapter progressivement.
- La surcharge d’outils : N’essayez pas d’utiliser trop d’outils à la fois. Trouvez ce qui fonctionne pour vous et restez-y fidèle.
- L’incohérence : Comme pour toute compétence, la cohérence est la clé. Révisez et ajustez régulièrement votre système.
Au-delà de la productivité : GTD pour une vie épanouissante
Plus qu’une simple méthode de travail, GTD est une philosophie de vie. En maîtrisant vos engagements, vous gagnez en clarté, en sérénité et en confiance. En fin de compte, GTD n’est pas seulement une question de « faire plus », mais de « vivre mieux ».
Exemple : Sarah, une directrice marketing, se sentait constamment débordée. Depuis qu’elle a adopté GTD, elle a non seulement doublé sa productivité, mais elle a aussi retrouvé du temps pour elle, pour lire, méditer et passer du temps avec sa famille.
Conclusion
La méthode GTD n’est pas une simple astuce ou un gadget. C’est une approche éprouvée pour naviguer dans le tumulte de la vie moderne avec grâce et efficacité. Quelle que soit votre profession ou vos aspirations, l’adoption de GTD peut marquer un tournant dans votre quête d’une vie productive et équilibrée. Ne vous contentez pas de rêver d’un avenir moins stressant et plus organisé. Faites-en une réalité avec GTD.
Références
Allen, D. (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Penguin.
Allen, D. (2003). Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Getting Things Done. Viking.
Allen, D. (2015). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Revised edition). Penguin.
Bourne, J. (2008). Time Management for the Creative Person: Right-Brain Strategies for Stopping Procrastination, Getting Control of the Clock and Calendar, and Freeing Up Your Time and Your Life. Crown Business.
Covey, S. R. (1989). The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change. Free Press. (Bien que Covey ne parle pas directement de GTD, son œuvre est souvent comparée ou mise en parallèle avec celle d’Allen sur le plan de la gestion du temps et de la productivité).
Levitin, D. J. (2014). The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload. Dutton. (Ce livre explore comment organiser l’information et les tâches, ce qui est en adéquation avec les principes GTD).
Mancini, M. (2003). Time Management: Proven Techniques for Making Every Minute Count. Adams Media.
Il est à noter que certains des ouvrages mentionnés abordent la gestion du temps et la productivité d’une manière qui se chevauche avec la philosophie GTD, bien qu’ils ne soient pas strictement centrés sur la méthode GTD elle-même
