SERAFIN-PH 2025 : organiser un recueil de données fiable et respectueux

Handicap, autonomie et accessibilité Publié le 06/02/2025 Dimitri Jorand

La CNSA a publié le 31 janvier 2025 une actualité précisant que SERAFIN-PH devient un recueil de données obligatoire dans les établissements et services médico-sociaux pour enfants, adolescents et jeunes adultes concernés, et non dans l'ensemble des ESSMS. Fiabilité, finalité, minimisation et accompagnement des équipes structurent une démarche respectueuse des personnes accompagnées.

La CNSA a publié le 31 janvier 2025 une actualité indiquant que SERAFIN-PH devient un recueil de données obligatoire dans les établissements et services médico-sociaux pour enfants, adolescents et jeunes adultes concernés, et non dans l'ensemble des ESSMS. Organiser ce recueil suppose une méthode rigoureuse qui articule la fiabilité des données, la clarté de leur finalité, la minimisation des informations collectées et un accompagnement réel des équipes chargées de les saisir.

Ce que dit précisément la CNSA sur SERAFIN-PH

Le 31 janvier 2025, la CNSA a publié une actualité intitulée « SERAFIN-PH, un recueil de données obligatoire dans les ESMS pour enfants et adolescents ». Cette publication précise que le recueil de données SERAFIN-PH concerne les établissements et services médico-sociaux pour enfants, adolescents et jeunes adultes concernés, et non l'ensemble des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) toutes catégories confondues. Cette précision de périmètre est essentielle : elle évite de généraliser à tort une obligation à des structures qui ne sont pas visées par cette étape du dispositif.

SERAFIN-PH, pour Services et établissements : réforme pour une adéquation des financements aux parcours des personnes handicapées, est une démarche nationale portée par la CNSA visant à mieux objectiver les besoins des personnes accompagnées et les prestations qui leur sont apportées, dans une logique de financement à terme davantage adossé aux parcours qu'aux seules capacités d'accueil. Le recueil de données constitue une étape opérationnelle de cette démarche, appliquée dans un premier temps aux ESMS pour enfants, adolescents et jeunes adultes concernés.

Pourquoi la qualité des données conditionne la valeur du recueil

Un recueil de données obligatoire n'a de valeur que si les données collectées sont fiables. Dans un ESMS pour enfants et adolescents, cette fiabilité dépend de plusieurs facteurs : la clarté des définitions utilisées pour chaque item, la cohérence des pratiques de saisie entre professionnels, et la disponibilité effective du temps nécessaire à un enregistrement soigné plutôt que précipité.

Une donnée mal renseignée n'est pas neutre. Elle peut conduire à une évaluation inexacte des besoins d'un enfant ou d'un adolescent, avec des conséquences potentielles sur l'adéquation des prestations proposées. La qualité du recueil constitue donc un enjeu direct pour les personnes accompagnées, bien avant d'être un enjeu de conformité administrative. Cette exigence rejoint les réflexions déjà engagées dans le secteur sur la qualité des accompagnements en ESSMS et sur la manière de transformer des indicateurs en leviers d'amélioration réelle plutôt qu'en simple obligation déclarative.

Un ESMS qui organise ce recueil sans former préalablement les équipes à la définition exacte de chaque catégorie s'expose à des données hétérogènes, difficiles à interpréter et à comparer dans le temps. La fiabilité se construit en amont, par une formation partagée, et non a posteriori, par une correction des données déjà saisies.

Clarifier la finalité du recueil avant de le déployer

Avant d'organiser la collecte, une direction d'ESMS gagne à s'assurer que chaque professionnel concerné comprend la finalité du recueil SERAFIN-PH : objectiver les besoins des enfants, adolescents et jeunes adultes accompagnés et les prestations réalisées, dans une perspective d'adéquation des ressources aux parcours. Cette finalité n'est ni un contrôle individuel des professionnels, ni un outil de comparaison punitive entre établissements.

Communiquer clairement cette finalité limite les malentendus qui peuvent naître d'un déploiement perçu comme une charge administrative supplémentaire sans sens apparent. Un professionnel qui comprend pourquoi il renseigne une donnée la renseigne généralement avec plus de soin qu'un professionnel qui exécute une tâche dont l'utilité lui échappe. Cette clarification de la finalité rejoint les principes déjà appliqués dans d'autres démarches de 6e cycle HAS officiellement lancé : préparer la visite sans épuiser les équipes, où l'appropriation du sens précède la qualité de la mise en œuvre.

La minimisation des données comme principe directeur

La minimisation des données consiste à ne collecter que les informations strictement nécessaires à la finalité poursuivie, sans ajouter de champs supplémentaires par facilité ou par habitude. Ce principe, issu du droit de la protection des données, s'applique pleinement au recueil SERAFIN-PH : chaque donnée doit pouvoir se justifier par un usage identifié dans le cadre de la démarche.

Un ESMS qui déploie ce recueil a intérêt à vérifier, avec son délégué à la protection des données lorsqu'il en dispose, que les outils de collecte utilisés ne dupliquent pas des informations déjà disponibles dans le dossier de l'usager, et qu'aucune donnée sensible non prévue par la démarche n'est ajoutée sans justification. Cette vigilance s'inscrit dans la continuité des réflexions déjà menées dans le secteur sur la pratiques d'IA interdites : la grille de lecture utile aux employeurs et établissements de santé et sur les checklists de conformité au règlement général sur la protection des données, transposables à tout dispositif de collecte structurée d'informations concernant des personnes accompagnées.

La minimisation protège aussi les équipes elles-mêmes. Un recueil surchargé de champs peu utiles décourage la rigueur de saisie et augmente le risque d'erreurs, quand un recueil resserré sur l'essentiel favorise une collecte soignée et une meilleure appropriation par les professionnels.

Accompagner les équipes : la condition d'un recueil respectueux

Un recueil de données concernant des enfants, des adolescents et des jeunes adultes en situation de handicap ne peut pas être traité comme une simple tâche administrative déléguée sans accompagnement. Les professionnels qui renseignent ces données sont souvent les mêmes qui accompagnent quotidiennement les personnes concernées, et la charge de saisie s'ajoute à une activité déjà dense.

Un accompagnement réel suppose plusieurs éléments : un temps dédié identifié dans l'organisation du travail, une formation initiale claire sur les définitions et les outils, et un point de contact identifiable en cas de doute sur la manière de renseigner une situation particulière. Cet accompagnement rejoint les principes d'un fondamentaux RH en santé : cinq leviers pour fidéliser sans recettes toutes faites mené en amont du déploiement, pour éviter qu'une charge nouvelle ne vienne s'ajouter sans discussion à des équipes déjà sollicitées.

Le respect dû aux personnes accompagnées et à leurs familles suppose également une information adaptée sur l'existence de ce recueil, sa finalité et les droits associés au traitement de leurs données, dans des termes compréhensibles par des enfants, des adolescents ou de jeunes adultes selon leur âge et leurs capacités de compréhension.

Cas concret : un IME organise le déploiement du recueil

Dans un institut médico-éducatif accompagnant des enfants et des adolescents, la direction a organisé le déploiement du recueil SERAFIN-PH en trois étapes : une présentation collective de la finalité de la démarche et du périmètre exact des ESMS concernés, une formation pratique des professionnels aux définitions utilisées dans le recueil, et une phase pilote sur un nombre limité de situations avant la généralisation à l'ensemble de la file active. Cette approche progressive a permis d'identifier des ambiguïtés de définition avant qu'elles ne se propagent à l'ensemble des données collectées.

Cas concret : un SESSAD vérifie la minimisation des données

Dans un service d'éducation spéciale et de soins à domicile, l'équipe qualité a vérifié, avant le déploiement du recueil, que l'outil numérique retenu ne demandait pas de champs allant au-delà de la finalité de SERAFIN-PH. Un certification HAS : ce que le 6e cycle change dans le pilotage de la qualité tenu par la structure a été complété pour tracer l'existence de ce nouveau traitement de données, dans une logique de transparence et de traçabilité déjà appliquée à d'autres outils numériques utilisés par le service.

1. Vérifier que la structure relève bien du périmètre des ESMS pour enfants, adolescents et jeunes adultes concernés par le recueil SERAFIN-PH.
2. Présenter aux équipes la finalité exacte du recueil et son articulation avec la démarche SERAFIN-PH.
3. Former les professionnels aux définitions précises utilisées pour chaque catégorie de données.
4. Vérifier, avec l'appui du délégué à la protection des données lorsqu'il existe, que seules les données nécessaires sont collectées.
5. Organiser une phase pilote sur un nombre limité de situations avant la généralisation du recueil.
6. Prévoir un temps dédié à la saisie dans l'organisation du travail des équipes concernées.
7. Désigner un point de contact identifiable en cas de doute sur une situation particulière.
8. Informer les personnes accompagnées et leurs familles de l'existence et de la finalité du recueil.

• Le périmètre exact du recueil, ESMS pour enfants, adolescents et jeunes adultes concernés, a été vérifié pour la structure.
• La finalité du recueil a été présentée clairement à l'ensemble des professionnels concernés.
• Une formation aux définitions utilisées dans le recueil a été organisée avant la saisie.
• Les champs de collecte ont été vérifiés au regard du principe de minimisation des données.
• Un temps dédié à la saisie est identifié dans l'organisation du travail des équipes.
• Un point de contact est désigné pour répondre aux questions de saisie.
• Les personnes accompagnées et leurs familles ont reçu une information adaptée sur ce recueil.
• Un registre des usages ou un document équivalent trace l'existence de ce traitement de données.

Ce que votre organisation peut faire maintenant

Un ESMS pour enfants, adolescents et jeunes adultes concerné par le recueil SERAFIN-PH peut, sans attendre une échéance précise, engager un état des lieux de sa capacité actuelle à collecter des données fiables. Cela suppose de vérifier l'outil numérique utilisé, la formation déjà reçue par les équipes et la clarté des définitions partagées en interne.

Il est également possible d'engager dès maintenant un dialogue avec les professionnels sur la finalité du recueil, pour limiter les incompréhensions au moment du déploiement effectif. Une structure peut s'appuyer sur un retour d'expérience sur l'évaluation en ESSMS pour anticiper les mêmes types de difficultés d'appropriation que celles rencontrées lors du déploiement d'autres démarches d'évaluation dans le secteur.

Enfin, un audit interne de l'organisation actuelle du recueil de données, ou un accompagnement en formation dédié aux équipes chargées de cette saisie, peut structurer une démarche progressive, respectueuse du rythme des équipes et de la qualité attendue des données collectées.

Conclusion

Le recueil de données SERAFIN-PH, présenté par la CNSA le 31 janvier 2025, s'applique aux établissements et services médico-sociaux pour enfants, adolescents et jeunes adultes concernés, et non à l'ensemble des ESSMS. Organiser ce recueil suppose de conjuguer quatre exigences : la fiabilité des données collectées, la clarté de leur finalité auprès des équipes, la minimisation des informations recueillies et un accompagnement réel des professionnels chargés de la saisie.

Ces exigences ne sont pas de simples formalités. Elles conditionnent la valeur réelle du recueil pour mieux comprendre les besoins des enfants, adolescents et jeunes adultes accompagnés, et pour construire, à terme, une adéquation plus fine entre les ressources mobilisées et les parcours des personnes concernées.

Questions fréquentes

Le recueil SERAFIN-PH concerne-t-il tous les ESSMS ?

Non. Selon la CNSA, dans son actualité du 31 janvier 2025, ce recueil de données obligatoire concerne les établissements et services médico-sociaux pour enfants, adolescents et jeunes adultes concernés, et non l'ensemble des ESSMS.

Quelle est la finalité du recueil de données SERAFIN-PH ?

Il vise à objectiver les besoins des personnes accompagnées et les prestations qui leur sont apportées, dans une logique nationale d'adéquation des ressources aux parcours, portée par la démarche SERAFIN-PH de la CNSA.

Comment garantir la fiabilité des données collectées ?

La fiabilité repose sur des définitions claires, partagées par une formation des équipes avant toute saisie, et sur un temps de travail suffisant pour éviter une collecte précipitée.

Qu'est-ce que le principe de minimisation appliqué à ce recueil ?

Il consiste à ne collecter que les données strictement nécessaires à la finalité du recueil SERAFIN-PH, sans ajouter de champs supplémentaires non justifiés par cet objectif.

Comment accompagner les équipes chargées de ce recueil ?

Un accompagnement réel suppose un temps dédié à la saisie, une formation initiale sur les définitions utilisées, et un point de contact identifiable en cas de doute sur une situation particulière.

Les familles doivent-elles être informées de ce recueil ?

Oui, une information adaptée sur l'existence et la finalité du recueil, ainsi que sur les droits associés au traitement des données, doit être apportée aux personnes accompagnées et à leurs familles.

Que faire si une structure ne relève pas du périmètre annoncé par la CNSA ?

Une structure qui ne relève pas des ESMS pour enfants, adolescents et jeunes adultes concernés n'a pas à appliquer ce recueil sur la base de cette seule actualité, et doit se référer aux textes ou instructions qui la concernent spécifiquement.